بند 82 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی

در مفاد بند 82 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی آمده است:

«الف: در ظهر خلاصه‌های ارسالی سلسله انتقالات با تصریح شماره سند و دفترخانه و تاریخ معامله و نام و مشخصات انتقال‌گیرنده، قید گردد و وقوع هر معامله هم در ستون انتقالات سند مالکیت منعکس و به امضای متعاملین و سردفتر برسد.»

اصل سلسله مراتب منابع حقوق ایجاب می‌کند که منبع فرودین بر خلاف منبع فرازین نباشد. بخشنامه که در حضیض سلسله مراتب مزبور قرار دارد، گاهی احکام مندرج در منابع بالاتر از خود را به سخره می‌گیرد. ماده 104 آیین‌نامه قانون ثبت اسناد و املاک مصوب1317، هم تکلیف سردفتر و هم تکلیف متصدیان دفتر املاک را درباره خلاصه معاملات دقیقاً معین کرده است. بند 82 م.ب.ث. دو تکلیف بر دوش سردفتر نهاده است که در ماده 104 آیین‌نامه از آن خبری نیست؛ تکلیف نخست این که «سردفتر مکلف شده است در ظهر خلاصه‌های معاملات سلسله انتقالات را با تصریح شماره سند و دفترخانه و تاریخ معامله و نام و مشخصات انتقال‌گیرنده قید کند» و آن دگر «اخذ امضا از متعاملین در ستون نقل و انتقالات سند مالکیت است». منظور از سلسله انتقالات نیز صد البته همه معاملات ناقله‌ای است که از بدو ثبت ملک در دفتر املاک تا قبل از تنظیم آخرین سند معامله در دست اقدام در هر یک از دفاتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت شده و در ستون نقل و انتقالات سند مالکیت ملک نیز درج شده است.

ماده 104 آیین‌نامه درباره تکلیف تکمیل خلاصه معاملات به‌طور واضح و روشن مقرر داشته است: «... در موارد بالا سردفتر خلاصه معامله را در برگ مخصوصی که برای این کار تهیه شده، نوشته و به دفتر املاک حوزه ثبت ملک، ارسال می‌دارد. خلاصه مذکور علاوه بر امضای متعاملین باید به امضای سردفتر و نماینده ثبت (چنانچه نماینده داشته باشد) رسیده باشد ...» برای کلیه معاملات قطعی اعم از این که نسبت به تمام ملک باشد یا قسمتی از آن به‌طور مفروز یا مشاع و معاملات مربوط به واگذاری حق عینی نسبت به ملک (مثل رهن و حقوق ارتفاقی) و معاملات با‌حق‌استرداد و معاملات راجع به انتقال سود ملکی برای بیش از سه سال، باید خلاصه معامله تنظیم شود که در صدر و ذیل ماده 104 به آنها اشاره شده است.

منظور از معامله در ترکیب «خلاصه معامله» در واقع معامله‌ای است که سردفتر آن را به موجب سند رسمی اینک تسجیل نموده است و می‌خواهد مختصری از آن را که دربرگیرنده ارکان اصلی معامله است به اداره ثبت منعکس کند تا در دفتر املاک قید شود. همان مواردی که خود سازمان ثبت در برگ مخصوص تدارک دیده و به عنوان اوراق بهادار از سوی وزارت امور اقتصادی و دارایی چاپ و در اختیار دفاتر اسناد رسمی قرار می‌گیرد و در‌برگیرنده محل‌هایی جهت درج نام دفترخانه تنظیم‌کننده سند، محل وقوع ملک، پلاک فرعی و اصلی و شماره ثبت و صفحه و دفتر املاک که ملک تحت شماره‌های مزبور ثبت شده است؛ ستون‌های معامل و متعامل و مورد معامله و بهای آن و نوع معامله و شماره سند تنظیمی و در نهایت حدود مورد معامله و محل‌های امضای معامل و متعامل و سردفتر و دفتریار و به‌طور کلی حاوی همه آنچه را که لازم است در دفتر املاک ثبت شود به‌صورت خلاصه و مفید داراست.

اگر واضع آیین‌نامه قید سلسله انتقالات را در پشت یا روی برگ‌های خلاصه معامله لازم می‌دید حتماً در ماده 104 آیین‌نامه متذکر می‌شد و بالتبع در تهیه اوراق مخصوص نیز این تذکر مدنظر قرار می‌گرفت.

قید سلسله انتقالات در ظهر برگ‌های خلاصه معامله زمانی بیهودگی خود را بیش‌تر و بیش‌تر نمایان می‌سازد که بدانیم آیین‌نامه تأکید کرده است که «... مسؤول دفتر املاک باید خلاصه مذکور فوق را فوراً به‌طوری که در بالا مقرر است در زیر ثبت ملک قید نموده و به امضای مدیر ثبت برساند ...» و در چند سطر بعد ادامه می دهد: «متصدیان مربوطه ثبت املاک مکلف‌اند پس از وصول خلاصه معامله از دفترخانه در ظرف 24 ساعت آن‌را در دفتر املاک ثبت نموده و در پرونده مربوطه بایگانی نمایند و چنانچه خلاصه معامله دارای نواقص باشد در ظرف همان مدت از دفترخانه مربوطه توضیحات لازمه را بخواهند. تسامح و تأخیر و یا غفلت در اجرای این دستور مستلزم تعقیب اداری و کیفری خواهد بود».

اندکی دقت در عبارات و جملات مورد اشاره این نکته ظریف را برای ما تفهیم می‌کند، آن که وظیفه دارد صحت و سقم خلاصه معامله را به محض وصول بررسی و در دفتر املاک قید کند متصدی دفتر املاک است؛ اوست که مکلف شده است با قید فوریت و حداکثر ظرف 24 ساعت نواقص خلاصه معامله را با اخذ توضیح از دفترخانه تنظیم‌کننده سند معامله رفع و در دفتر املاک ثبت کند. جالب است که آیین‌نامه‌گذار نه تنها در این کار تسامح و تأخیر را روا‌نمی‌دارد بلکه غفلت متصدی دفتر املاک را نیز بر‌نمی‌تابد و او را حسب مورد، مستوجب تعقیب اداری و حتی کیفری دانسته است.

اگر خلاصه معاملات به‌درستی و به‌موقع ثبت دفتر املاک شود پاسخ به استعلام‌ها نیز با مشکلی روبه‌رو نخواهد بود. انجام درست این تکلیف، در واقع قانون‌گذار را در رسیدن به هدفش یاری می‌کند. آن چه که وی با وضع ماده 22 ق.ث. مصوب 1310 به دنبال آن بوده است: «همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک به ثبت رسید دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی که ملک مزبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا این که ملک مزبور از مالک رسمی ارثاً به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت».

بند 82 مجموعه بخش‌نامه‌های ثبتی زمانی به عرصه وجود قدم نهاد که مدیران ثبت دیدند متصدیان دفتر املاک به دلایلی از انجام وظیفه خطیر خود در ثبت منظم خلاصه انتقالات در دفتر املاک بازمانده‌اند و این خلاصه‌ها روی هم تلنبار شده و در پرونده مربوطه هم بایگانی نشده و شاید بعضی از آنها هم مفقود گردیده بودند. انباشت بدون اقدام خلاصه‌ها، در طول سالیان دراز، معضلی است که هنوز هم گویا برخی از ادارات ثبت با آن دست‌به‌گریبان‌اند. اگر تکلیفی که واضع آیین‌نامه با آن شدت و حدت بر‌عهده متصدیان دفتر املاک گذاشته است، به هر دلیل و علت به‌درستی انجام نشده است پس چرا باید سردفتر سنگینی بار مسؤولیت این وظیفه را بر دوش بکشد. بند 82 م.ب.ث. در واقع درصدد آن بوده است تکلیفی را که آیین‌نامه‌گذار در ماده 104 آیین‌نامه برای متصدیان دفتر املاک شناخته است بین آنها و سردفتر تسهیم و تقسیم کند؛ آن هم نه به‌طور مساوی بلکه به هر سردفتر بهره‌ای دو چندان لحاظ کرده است به گونه‌ای که مکلف بخشنامه‌ای (سردفتر) مکلف‌تر از مکلف آیین‌نامه‌ای (متصدی دفتر املاک) گردیده است. سردفتر باید در هر معامله‌ای، خلاصه معامله‌ای تنظیم کند که نه تنها دربرگیرنده خلاصه انتقال سند تنظیمی خود بلکه حاوی خلاصه‌های انتقالی باشد که قبلًا در دفاتر اسناد رسمی دیگر ثبت شده است.

تازه، این وظیفه تمام‌شدنی نیست؛ بیچاره سردفتر حتی اگر در یک روز هم یک سند بیع قطعی تنظیم کند و متعاقب آن یک شماره بعد یک سند رهنی در مورد یک پلاک ثبتی ثبت کند؛ سردفتر بر‌اساس اطلاق بند 82 م.ب.ث. در پشت خلاصه معامله هر دو سند باید سلسله انتقالات را قید کند. مالک ملک را طبق ماده 22 ق.ث.، اداره ثبت به سردفتر معرفی می‌کند؛ اگر پاسخ استعلامیه دلالت بر مالکیت شخصی داشته باشد و مطابقت سند مالکیت را با دفتر املاک تصدیق کرده باشد، سردفتر مکلف است آن شخص را مالک بشناسد و سند معامله را تنظیم و ثبت کند. صحبت از انتقالات قبلی با این وصف چه مفهومی دارد؟ قید سلسله انتقالات قبلی چه دردی را دوا می‌کند؟ بر‌فرض اگر انتقالی، ایرادی داشته باشد، مسؤولیت آن بر‌عهده کیست؟ سردفتر قبلی یا اداره ثبت و یا سردفتر فعلی؟ اگر هم بشود یقه سردفتر قبلی و اداره ثبت را چسبید نمی‌توان ایرادی بر کار سردفتر فعلی وارد دانست. چرا که او به‌درستی، کار خویش را انجام داده است. راقم هر چه می‌اندیشد راه به جایی نمی‌برد که قید سلسله انتقالات قبلی، آن هم به تواتر، در ظهر خلاصه‌ها چه دردی را دوا می‌کند.

بند 82 م.ب.ث. نه تنها آیین‌نامه و بلکه بالاتر از آن، امر قانون‌گذار را نیز زیر‌پا نهاده است. دیروز به امر او در ماده 22 ق.ث. بی‌اعتنایی نموده است و تداوم اجرایش، امروز، دستورات او را در قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی، نشانه گرفته است. نیم‌نگاهی به قانون تسهیل تنظیم اسناد و آیین‌نامه آن درستی این ادعا را اثبات خواهد کرد.

در صدر ماده یک قانون تسهیل تنظیم اسناد مصوب 1385 مقرر شده است:

«دفاتر اسناد رسمی موظف‌اند با رعایت بندهای زیر پس از دریافت دلایل مالکیت و پاسخ استعلام از اداره ثبت محل به منظور تطبیق سند با دفتر املاک و اعلام وضعیت ثبتی (حسب مورد) و عدم بازداشت، نسبت به تنظیم سند رسمی انتقال عین اراضی و املاک اقدام نمایند...»

آیین‌نامه قانون مزبور وارد جزئیات شده و به تفصیل اعلام کرده است:

«دفاتر اسناد رسمی مکلف‌اند قبل از تنظیم سند رسمی انتقال عین اراضی و املاک اعم از قطعی، شرطی، هبه، معاوضه، صلح، وقف و وصیت، مطابقت مشخصات ملک و مالک (مندرج در سند مالکیت) با دفتر املاک و بازداشت نبودن ملک را از اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع آن استعلام و پس از اخذ پاسخ، با رعایت سایر مواد این آیین‌نامه مبادرت به تنظیم اسناد مذکور نمایند و تاریخ پاسخ استعلام را در سند تنظیمی قید کنند.

پاسخ استعلام ثبت باید حاوی نام و مشخصات آخرین مالک، شماره پلاک ثبتی، ثبت، صفحه و دفتر املاک، شماره چاپی سند مالکیت و مراتب بازداشت یا عدم بازداشت ملک مورد استعلام باشد، چنانچه ملک در دفتر املاک ثبت نشده باشد، اداره ثبت محل مکلف است وضعیت ثبتی را اعلام نماید.»

بنابراین، دفاتر اسناد رسمی وظیفه دارند قبل از تنظیم سند رسمی، مطابقت مشخصات ملک و آخرین مالک را با دفتر املاک با توجه به سند مالکیت ارائه‌شده از سوی معامل استعلام‌کنند و در مقابل، اداره ثبت نیز ملزم است نام و مشخصات آخرین مالک ملک را طبق دفتر املاک و علاوه بر آن، مطابقت سند مالکیت را با دفتر املاک به سردفتر اعلام کند. آخرین مالک شخصی است که به موجب آخرین خلاصه معامله توسط آخرین دفترخانه تنظیم‌کننده سند آن معامله به اداره ثبت اسناد و املاک مربوطه ارسال شده است و متصدی دفتر املاک لازم بود اگر نقصی در آن خلاصه می‌دید ظرف 24 ساعت با اخذ توضیح از دفترخانه تنظیم‌کننده آن رفع نقص می‌کرد و آن را در دفتر املاک به ثبت می‌رساند و در پرونده مربوط‌اش بایگانی می‌کرد. نه قانون تسهیل تنظیم اسناد و نه آیین‌نامه آن هیچ‌کدام با مالکین قبلی که علاقه از مورد معامله بریده‌اند، کاری ندارد. باید ترتیبی اتخاذ کرد که هر کس به تکلیف خود بهتر و شایسته‌تر و جدی‌تر و به‌موقع عمل کند تا مشکلی پیش نیاید. شایسته و موجه نیست مسؤول امری را رها کرد و به‌جای آن غیر‌مسؤولی را مجازات نمود. در این میان، سه مسؤول متصور است: سردفتر قبلی که باید خلاصه معامله سند تنظیمی را به اداره ثبت ارسال می‌کرد؛ دومین آن، متصدی دفتر املاک است که می‌بایست ظرف 24 ساعت پس از رفع نقص، خلاصه معامله آن را در دفتر املاک ثبت می‌کرد؛ سوم، سردفتر فعلی است که می‌خواهد سندی را برای ملکی تنظیم کند و او هم مکلف است خلاصه معامله سند خود را به اداره ثبت ارسال نماید تا در دفتر املاک درج شود. اگر سردفتر قبلی خلاصه معامله را به اداره ثبت ارسال نکرده باشد؛ وقتی سردفتر فعلی مشخصات آن ملک و مالک را استعلام می‌کند، اداره ثبت، سند مالکیت را مغایر با مندرجات دفتر املاک خواهد دید. اینجاست که باید سردفتر قبلی مؤاخذه شود و خلاصه را هم به اداره ثبت بفرستد. اگر خلاصه به اداره ثبت رسیده باشد لیکن به متصدی دفتر املاک نرسیده و وی به تکلیفش عمل کند او باید مؤاخذه شود و خلاصه معامله یافت شود و در دفتر املاک ثبت گردد. با طی این مراحل آخرین مالک به نحو مسجل و قطعی معین است و به سردفتر فعلی اعلام می‌شود و او ثبت سند معامله می‌کند و دیگر چه نیازی به درج نقل و انتقالات قبلی در ظهر خلاصه معامله است. چرا باید کم‌کاری‌های دیگران را با تنبیه سردفتر فعلی جبران کرد. بند 82 م.ب.ث. به سردفترانی که در معاملات قبلی نقش نداشته‌اند و گناهی مرتکب نشده‌اند تکلیف می‌کند که خلاصه همه انتقالات قبلی را بنویسد، حتی اگر صدها بار باشد، این یک تنبیه؛ و اگر ننویسد و یا یک مورد را از قلم بیاندازد تنبیهی اساسی دیگر به دنبال آن که باید در دادگاه انتظامی تعقیب و مجازات شود.

بند 82 م.ب.ث. تخطی دیگری نیز از دستور ماده 104 آیین‌نامه قانون ثبت اسناد و املاک داشته است و آن، این که امضای متعاملین را در ستون انتقالات سند مالکیت ضروری شناخته است. حال آن که ماده 104 آن را لازم ندیده است و آن هم نه یک‌بار بلکه در سه جای مختلف از ماده، آنچه لازم بوده را یادآور شده است: «... هرگاه معامله راجع باشد به انتقال قطعی تمام ملک ثبت‌شده سردفتر انتقال را در صفحات مخصوص به انتقالات سند مالکیت قید و امضا کرده و به منتقل‌الیه تسلیم می‌نماید...

در موردی نیز که معامله مربوط به واگذاری حق عینی نسبت به ملک باشد (مثل رهن و حقوق ارتفاقی) و یا راجع به انتقال تمام یا قسمتی از عین ملک باشد ولی با‌حق‌استرداد، سردفتر باید آن را در صفحات مخصوص به انتقالات سند مالکیت نوشته و امضا نماید. در مورد عمریû و رقبیû و سکنیû و مواردی که معامله راجع به انتقال سود ملکی برای بیش از سه سال باشد، مقررات بالا راجع به .... قید آن ..... در سند مالکیت ........ باید مجری گردد.

در مواردی که معامله راجع به انتقال یک قسمت از ملک باشد خلاصه آن باید در صفحات مخصوص به انتقالات سند مالکیت قید و امضا گردیده و سند مزبور به ناقل مسترد گردد...».

در هیچ‌کدام از این سه دستور، واضع آیین‌نامه که درباره اسناد نهادهای حقوقی مختلف صادر گردیده است «اخذ امضا از متعاملین در ستون نقل و انتقالات سند مالکیت» لازم شمرده نشده است و برای همین نیز جایی در ستون نقل و انتقالات برای امضای متعاملین پیش‌بینی نشده است. بند 82 م.ب.ث. آنجا که بیان می‌کند: «... وقوع هر معامله هم در ستون انتقالات سند مالکیت منعکس و به امضای متعاملین و سردفتر برسد» شرطی دیگر بر شرایط تکمیل ستون انتقالات سند مالکیت که همانا امضای متعاملین در آن است بر شروط پیش‌بینی‌شده در ماده 104 آیین‌نامه افزوده است و این قسمت برخلاف آیین‌نامه می‌باشد. ماده 104 آیین‌نامه، جز امضای سردفتر، امضای کسی را در ستون انتقالات سند مالکیت ضروری ندانسته است. این سردفتر است که پس از تنظیم و ثبت سند باید خلاصه آن را در ستون انتقالات سند مالکیت قید و امضا کند.

حال که ریاست محترم قوه قضائیه قانون‌مداری را یکی از سرلوحه‌های قوه قضائیه در بدو تصدی ریاست این قوه معرفی نموده‌اند جا دارد بخشنامه‌های ثبتی، یک به یک، مورد بررسی قرار گیرند و پیش از آن که ضرورتی به طرح مخالفت آنها در مرجع ذی‌صلاح دیوان عدالت اداری باشد از سوی مقام عالی معاونت قوه قضائیه و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ملغی اعلام شود تا ان‌شاءا... از این حیث نیز گامی در تحقق قانون‌مداری مورد نظر دستگاه قضایی برداشته شود؛ چرا که می‌دانیم پذیرش بخشنامه خلاف قانون و آیین‌نامه و نیز اجرای آن در واقع، قائل شدن اعتباری در حد یک قانون به آن بخشنامه است که در محدوده زمانی صدور تا لغو آن بخشنامه، اجرای قانون تعطیل می‌شود که می‌توان اصطلاح مرکب «نسخ موقت» را برای آن به کار برد. ابداع چنین ترکیبی زمانی قابل درک خواهد بود که بدانیم بر‌اساس ماده 20 قانون دیوان عدالت اداری[2] اثر لغو بخشنامه اگر بر‌خلاف قانون و آیین‌نامه باشد، نسبت به آتیه است و اثر قهقرایی ندارد؛ برخلاف موردی که بر خلاف شرع است که لغو آن از روز صدور بخشنامه مؤثر است. بدین‌سان ما، ناخواسته، بدون این که بخواهیم به واسطه مقرره‌ای «نسخ موقت» قانون و آیین‌نامه‌ای را که نیازی به بیان تشریفات سخت و متعدد وضع آن در این مقال نیست، تجویز کرده‌ایم که گاهی از لغزش قلم، بدون هیچ‌گونه تشریفاتی، روی یک کاغذ به‌وجود می‌آید. به عنوان مثال؛ اگر بخشنامه‌ای خلاف قانون یا آیین‌نامه در اول مهر ماه 1370 صادر شده باشد و بخشنامه مزبور در اول مهرماه 1380 از سوی صادرکننده یا به موجب رأی دیوان عدالت اداری ملغیû شود چنانچه براساس بخشنامه مزبور مالیاتی گرفته شده باشد، عوارضی تأدیه گردیده باشد، حق بیمه‌ای به حیطه وصول در‌آمده باشد، هیچ‌کدام قابل برگشت نیست. حال آن که در قانون و آیین‌نامه، مؤدی ملزم به پرداخت آن نبود. آیا این نسخ موقت قانون یا آیین‌نامه در مدت ده سال (1370 تا 1380) نیست. اضافه کنیم به این موارد، ضرر و زیان‌های مادی و معنوی که ممکن است در نتیجه خودداری از اجرای بخش‌نامه مزبور و عمل به قانون یا آیین‌نامه ممکن است به اشخاص وارد شود. کم نیستند سردفترانی که صرفاً به دلیل عدم رعایت بخش‌نامه‌هایی محکوم به سال‌ها انفصال شده‌اند؛ آبرو و حیثیت‌شان بر باد رفته است و بعد از مدتی، واضع آن بخش‌نامه، آن را به جهت مخالفت با قانون یا آیین‌نامه لغو کرده است. اندکی بسیار تأمل باید!

---

[1]. سردفتر دفتر اسناد رسمی شماره 10 پارس آباد و عضو هیئت تحریریه ماهنامه «کانون».

[2] . ماده 20 قانون دیوان عدالت اداری: هرگاه در موارد مشابه آراء متناقض از شعب بدوی یا تجدیدنظر دیوان صادر شود رئیس کل مکلف است به محض اطلاع، موضوع را در هیئت عمومی دیوان مطرح نماید. برای تشکیل هیئت عمومی حضور حداقل سه چهارم رؤسای شعب بدوی و رؤسا و مستشاران شعب تجدیدنظر لازم است. رأی اکثریت هیئت عمومی در موضوعاتی که قطعی شده، بی‌اثر است ولی برای شعب دیوان و سایر مراجع مربوط در موارد مشابه لازم‌الاتباع است.