بهار
چهارشنبه, 27 فروردين 1393

دانلود مرورگر وب

 قابل توجه کاربران محترم:

 چنانچه از نسخه 6 و یا 7 اینترنت اکسپلورر استفاده نمائید، قادر به دیدن و استفاده از تمامی امکاناتی که اختصاصاً برای سردفتران و دفتریاران فراهم شده نخواهید بود.

لذا میتوانید با دانلود و نصب هر یک از مرورگرهای زیر از کلیه امکانات استفاده نمائید.

(راهنمای نحوه تشخیص نسخه مرورگر)

 

 

شیوه نامه اجرایی صدور سند مالکیت جدید (تک برگی)

به گزارش روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران، برابر اعلام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور شیوه نامه اجرایی صدور سند مالکیت جدید (تک برگی) اعلام شد.
نظر به اینکه در راستای ارتقاء ضریب امنیت اطلاعات املاک، تکمیل بانک جامع املاک، بروز رسانی اطلاعات و پیشگیری از ایراد خدشه به اسناد مالکیت صادره و جعل آن و نیز در جهت جلب نظر مراجعین و ارایه خدمت بهینه توام با سرعت، دقت و کیفیت به شهروندان، پس از اخذ مجوز های لازم نمونه سند مالکیت جدید (تک برگی) با رعایت موارد امنیتی چاپ و در اختیار استانها قرار گرفته تا جایگزین اسناد مالکیت قدیمی گردد و در جهت اجرای بهینه امور فوق با پیگیری موضوع ضمن اینکه بهاء اسناد مالکیت جدید در قانون بودجه سال 1389 به دویست هزار ریال افزایش یافته، در جهت ارتقاء انگیزه کارکنان مقرر گردیده بخش قابل توجهی از وجوه حاصل از فروش اسناد مالکیت، صرف امور رفاهی و معیشتی همکاران و مابقی آن جهت توسعه و تجهیز واحدهای ثبتی تخصیص داده شود، ضمن اینکه یکی از محورهای ارزشیابی سالیانه مدیران کل و روسا و کارکنان واحدهای ثبتی، راه اندازی و توسعه امور مکانیزه در واحدهای ثبتی خواهد بود.
اسناد مذکور بنحوی طراحی گردیده که علاوه بر ضرورت تحریر اولیه مندرجات بصورت مکانیزه، تکمیل قسمت محدودیت و انتقالات صرفا به صورت ماشینی امکان پذیر می باشد، بنابراین با التفات به اینکه استفاده از اسناد فوق مستلزم تجهیز سخت افزاری واحدهای ثبتی می باشد لذا بمنظور پاسخگویی بهینه به شهروندان، مراحل تدریجی برای صدور سند مالکیت جدید بشرح ذیل پیش بینی گردیده تا با ایجاد بستر لازم مقدمات صدور سند تک برگ برای کلیه فرآیندها و در همه واحدهای ثبتی فراهم گردد.
در فاز اول، برنامه واسط بمنظور صدور اسناد مالکیت فرآیند تفکیک در سازمان تهیه و در اختیار کلیه واحدهای ثبتی قرار گرفته و در 30 واحد پایلوت (بشرح لیست پیوست) که تجهیزات سخت افزاری و زیر بنایی آنها فراهم گردیده و مورد تایید کمیته "حرفه، فنی و کاداستر" قرار گرفته، انجام عملیات تفکیک تا صدور سند مالکیت و تحریر سند مالکیت تک برگی بصورت مکانیزه الزامی می باشد و با امعان نظر به اینکه بخش عظیمی از وقت همکاران صرف تهیه نقشه و تحریر صورتجلسه تفکیکی، پیش نویس سند مالکیت، دفتر املاک و سند مالکیت می گرد، با استفاده از نرم افزار واسط حجم امور محوله به میزان قابل توجهی کاسته شده و از توان تخصصی همکاران در جهت نظارت و کنترل بهینه امور بمنظور جلوگیری از وقوع اشتباهات و همچنین پیشگیری از تضییع حقوق مالکین رسمی استفاده خواهد شد.
در فاز دوم، کلیه واحدهای پایلوت استانی "اولویت های دوم و سوم" که پس از تجهیز زیر ساخت لازم، 6 فرآیند مرحله سوم نرم افزار میثم (شامل تفکیک تا صدور سند مالکیت) در آنها نصب و راه اندازی گردیده پس از تایید کمیته مذکور، مکلفند کلیه اسناد مالکیت قطعات تفکیکی را به صورت مکانیزه مطابق با نرم افزار صادر نمایند.
در فاز سوم، مدیران کل استانها مکلفند با ایجاد زیر ساخت لازم موجبات نصب برنامه واسط در واحدهای باقیمانده را فراهم آورند بنحوی که تا پایان سال 89 مابقی واحدها به امکانات سخت افزاری بمنظور استفاده از برنامه واسط تجهیز گردند.
در فاز چهارم با استفاده از نرم افزار میثم و دیگر نرم افزارهای املاک که توسط سازمان ارایه خواهد شد. علاوه بر تفکیک، بایستی کلیه تقاضاهای واصله مربوط "به املاک جاری، تجمیعی، افرازی، اصلاحی، المثنی، مواد (147و148)، مواد (133و 18) برنامه چهارم توسعه و سایر موارد منجر به صدور اسناد مالکیت جدید گردد، بنحویکه تا پایان برنامه پنجم در کلیه فرآیندها، سند مالکیت جدید  بصورت کامل جایگزین اسناد مالکیت دفترچه ای گردد.
در فاز پنجم بمنظور تکمیل بانک جامع اطلاعات املاک، با صدور فراخوان، مقدمات تعویض اسناد قدیمی فراهم گردد و بنحوی برنامه ریزی گردد که بر اساس شماره سمت راست پلاک ثبتی برای هر عدد مهلت یکماهه متناسب با عدد مربوطه در نظر گرفته شود تا طی ماههای اردیبهشت الی بهمن با مراجعه به واحدهای ثبتی بتوانند سند مالکیت جدید دریافت نمایند، لذا مقرر میگردد آن دسته از واحدهایی که با نصب نرم افزار واسط و یا میثم، قابلیت چاپ سند مالکیت جدید را دارند و موضوع مورد تایید کمیته قرار گرفته، با رعایت نکات ذیل اقدام و از هرگونه اعمال سلیقه خودداری نموده و در صورت بروز هرگونه ابهام و اشکال، مراتب از طریق کارگروه شهرستان به کارگروه استانی منعکس شده تا رفع نقص نمایند و در صورتیکه به هر دلیلی کار گروه استانی قادر به رفع ابهام نباشد مراتب را به اداره کل امور املاک ارسال تا موضوع در کمیته تغییرات مطرح و ارایه طریق گردد.
با عنایت به مراتب فوق، نحوه تحریر و تسلیم سند مالکیت جدید و نحوه الحاقات بعدی در 10 بخش بشرح زیر تبیین می گردد: (جهت اختصار بجای واژه سند مالکیت عبارت سند قید شده است)
بخش اول: تاریخ صدور سند و مشخصات ملک
الف- در قسمت بالای صفحه قسمت راست شماره سریال سند مالکیت درج شده است و در قسمت سمت چپ نام اداره کل و واحد ثبتی و تاریخ صدور سند درج می گردد.
ب- مشخصات ملک:
ردیف (1) نام استان، شهرستان، بخش ثبتی و ناحیه مربوط به وقع ملک ذکر می شود و چنانچه در منطقه مذکور ناحیه تعریف نشده باشد، مقابل ناحیه با خط تیره (-) تکمیل می گردد.
ردیف (2) شماره فرعی، اصلی و پلاک قبلی که پلاک اخیر از آن مجزا شده و نیز شماره و قطعه تفکیکی به صورت عددی درج می شود، چنانچه قطعه اخیر مفروز و مجزی شده از قطعه دیگری باشد شماره قطعه سابق و مساحت اولیه ملک و نیز سایر توضیحات، ظهر سند اضافه می گردد.
ردیف (3) درج پلاک فرعی و اصلی بصورت حروفی الزامیست و چنانچه فضای پیش بینی شده جوابگو باشد اضافه نمودن پلاک اولیه نیز بلا اشکال می باشد.
ردیف (4) ضمن درج مساحت ملک به متر مربع، در صورتیکه ملک دارای سمت و طبقه باشد، و نیز چنانچه مجتمع دارای چندین بلوک و برای بلوکهای آن شماره تعیین شده باشد شماره بلوک، سمت و طبقه در فضای پیش بینی شده درج می شود و در غیر اینصورت مقابل آیتم های فوق با خط (-) درج می شود. " منظور از سمت جهت جغرافیایی وقوع ملک است که در مجتمعاتی که در هر طبقه بیش از یک واحد احداث شده، کاربرد دارد".
ردیف (5) تاریخ ثبت شماره دفتر املاک، صفحه و شماره ثبت ملک در سند، " پس از انجام گواهیهای لازم و اخذ اطلاعات از دفتر املاک" درج می شود.
ردیف (6) در مقابل عبارت نوع ملک یکی از حالات، " طلق- وقف- ثلث- حبس- طلق و وقف- طلق با عرصه وقف- وقف آستان قدس رضوی" درج می شود. در مقابل نوع کاربری در برنامه تعداد 125 نوع کاربری لحاظ گردیده که یکی از حالات خانه- آپارتمان- زمین- زمین محصور- عمارت مسکونی، تجاری، تجاری مسکونی، پاساژ، تعمیر گاه، چاه تلمبه- جنگل- چهار دیواری و آموزشی، بهداشتی- اداری- مزروعی، باغ- اماکن مقدس- بازارچه- باغچه- بقعه- بنای احداثی- پرورشگاه- تجارتخانه- و ... درج می شود. چنانچه ملک دارای وضعیت خاص باشد، در مقابل عبارت وضعیت خاص یکی از حالات " عرصه، اعیان، عرصه و اعیان" و درج می شود و در انتهای سطر بهاء ملک مطابق با برگ ارزیابی و یا سند انتقال اضافه خواهد شد.
ردیف (7) در مقابل عبارت نوع مالکیت یکی از حالتهای "مفروز، مشاع، عرصه، اعیان و " عرصه و اعیان" انتخاب می گردد. در خصوص میزان مالکیت جزء و کل سهم به انضمام مقسم انتخاب می شود و در ادامه در صورتی که داراری ثمینه یا ربیعه و جزء و کل باشد، اضافه خواهد شد.
همچنین در قسمت شماره سریال پس از وارد کردن شماره سریال چاپی سند در قسمت مذکور و انتخاب یکی از حالات " اصلی، المثنی و تعویضی"، شماره سریال به همراه نوع سند از بانک فراخوانی و در سند درج می گردد.
و در ردیف (8) آدرس دقیق ملک به همراه جدول مشخصات ملک و کد پستی که در برنامه داده آمایی دفاتر املاک درج گردیده است از بانک فراخوانی و در این قسمت اضافه می گردد.
تذکر: در ردیفهای ( 1 الی 8) اطلاعات مورد نیاز مرتبط با ملک تکمیل می شود.
بخش دوم: مشخصات مالک
ردیف (1) نام مالک حقیقی و چنانچه مالک دارای شخصیت حقوقی باشد، نام حقوقی او ( نام شرکت )، نام خانوادگی، نام پدر، شماره شناسنامه ( اشخاص حقیقی) یا شماره ثبت ( اشخاص حقوقی ) درج می گردد.
ردیف (2) شماره ملی ( اشخاص حقیقی ) یا شناسه حقوقی (اشخاص حقوقی)، محل صدور شناسنامه ( اشخاص حقیقی) یا شماره ثبت ( اشخاص حقوقی) تاریخ تولد ( اشخاص حقیقی) یا تاریخ ثبت ( اشخاص حقوقی) و تابعیت درج می شود.
ردیف 3 مستندات مالکیت بر نحوه تملک بر ملک و مشخصات آخرین مالک و نحوه انتقال ملک به وی با ذکر شماره سند انتقال اضافه خواهد شد.
بخش سوم: نقشه کاداستر و موقعیت ملک، شماره جام، بارکد
الف- نقشه کاداستر ملک:
در کادر پیش بینی شده جهت نقشه کاداستر ملک، نقشه قطعه تفکیکی "حاوی طول اضلاع، مساحت و وضعیت مجاورین" بانضمام نقشه موقعیت کلی ملک، و نحوه استقرار قطعه تفکیکی در کل پلاک مطابق با استاندارد کاداستر پس از گواهی مطابقت نقشه با سند و محل توسط سیستم درج می شود و در حاشیه کادر مختصات نقشه اضافه می گردد.
ب- شناسه ملی جغرافیایی املاک و مستغلات (جام) و بارکد:
در این ردیف شناسه ملی جغرافیایی املاک و مستغلات (جام) و بارکد که متعاقبا اعلام خواهد شد درج می گردد.
بخش چهارم: ملاحظات حدود مفروزات- منضمات، حقوق ارتفاقی – چاپ سند
در این قسمت اطلاعات مورد نیاز شامل حدود و مشخصات مفروزات و منضمات و حقوق ارتفاقی توسط سیستم درج می شود و اگرچه در فضای مذکور قابلیت چاپ 16 سطر طبق برنامه پیش بینی شده، مع الوصف چنانچه در موارد خاص فضای پیش بینی شده جهت درج حدود و مشخصات کافی نباشد، اهم اطلاعات مربوط به حدود و مشخصات درج و در انتها اضافه می گردد: " مابقی توضیحات به شرح مندرج در دفتر املاک می باشد".
همچنین در مواردی که توضیحات دیگری نیاز باشد بصورت متنی ذیل حدود اضافه خواهد شد.
ضمن اینکه در مرحله صدور سند جدید، کلیه محدودیتهای قبلی شامل اسناد رهنی که تاکنون فک رهن شده و بازداشتهایی که رفع بازداشت نشده ذیل حدود، اضافه خوهد شد. بنابر این فضای پیش بینی شده مربوط به محدودیتها، مختص اعمال محدودیت ها است که بعدا صورت خواهد گرفت و در زمان صدور سند مالکیت کلیه م وارد محدودیت قبل از امضاء رئیس اعمال خواهد شد.
بخش پنجم: امضاء و مهر سند
در فضای پیش بینی شده پس از درج نام و نام خانوادگی رییس اداره ثبت اسناد و املاک، سند توسط وی امضاء و به مهر اداره ممهور می شود و چنانچه سند توسط معاون و یا مسوول دفتر املاک، امضاء می گردد بایستی مشخصات دقیق رییس ثبت و مشخصات امضاء کننده و سمت وی به وضوح قید گردد و مهر برجسته به نحوی منعکس گردد که بخوبی قابل رویت باشد.
تذکر 1: مدیران کل استانها مکلفند، امضاء دقیق روساء، معاونین، مسوولان دفتر املاک، امور مالی، امور اداری و کارشناسان را جهت اعمال نظارت بهینه در بانک استان نگهداری و یک نسخه از DVD حاوی امضاء آنان جهت بررسی به اداره کل املاک و حوزه حفاظت و اطلاعات سازمان ارسال نمایند.
تذکر 2: پس از ارسال امضاء روسا و مدیران و کارشناسان به استان هر گونه اعمال تغییر در امضاء، منوط به هماهنگی و اخذ مجوز از استان خواهد بود.
بخش ششم: قید ماده 21 و 22
در قسمت امضاء رییس فضای خالی جهت درج ماده 21 و 22 قانون ثبت پیش بینی شده است، بنابر این چنانچه احیانا در موارد خاصی تفکیک عرصه بر روی ملک جاری صورت گرفته باشد بایستی ماده 21 اضافه شود و در مابقی موارد مربوط به تفکیک عرصه و کلیه موارد تفکیک آپارتمان ماده 22 اضافه خواهد شد.
پس از امضاء و مهر سند مالکیت توسط مسئول امور اداری، هلوگرام امنیتب که متعاقبا ارسال خواهد شد، ذیل نام و نام خانوادگی رئیس الصاق می گردد.
بخش هفتم: الصاق هولوگرام
پس از امضاء و مهر سند مالکیت توسط مسوول امور اداری، هولوگرام امنیتی که متعاقبا ارسال خواهد شد، ذیل نام و نام خانوادگی رییس الصاق می گردد.
بخش هشتم: تسلیم سند
پس از تنظیم مندرجات سند مالکیت و تکمیل آن از جهت امضاء، مهر و هولوگرام، توسط مسوول مربوطه، به اداره پست مستقر در واحد ثبتی تحویل خواهد شد و چنانچه در واحد ثبتی تاکنون پست بانک مستقر نشده است، پس از اخذ رسید مطابق مقررات به مالک و یا نماینده قانونی تسلیم خواهد شد.
بخش نهم: نحوه تکمیل قسمت محدودیتها و انتقالات
در کادر مختص به محدودیتها قسمتی جهت اعمال محدودیتها شامل " بازداشت اصل و مازاد"، "رهن" ، " اجاره" و موارد دیگر پیش بینی شده است و قسمتی نیز جهت درج انتقالات رسمی در نظر گرفته شده است و چنانچه مالک پس از اخذ سند جدید، ملک را در رهن قرار دهد و یا سند اجاره رسمی بیش از سه سال منعقد نماید همچنین خلاصه اسناد رهنی – استیجاری و غیره در این قسمت اضافه می گردد و پس از پر شدن فضای پیش بینی شده مالک می تواند درخواست تعویض سند مالکیت نماید. در صورتیکه ملک از طریق دفتر خانه اسناد رسمی رسما به دیگری انتقال یابد خلاصه اطلاعات در این قسمت اضافه و طبق بند 15 و 16 اقدام خواهد شد.
بخش دهم: نحوه صدور سند المثنی
در صورتیکه سند تک برگ بعد از صدور و تسلیم به مالک، مفقود گردد و یا اینکه بدلیل ریختن جوهر یا سوختگی و یا پارگی و یا جهات دیگر، قابل استفاده نباشد، واحد ثبتی با درخواست مالک و یا نماینده حقوقی وی در اجرای مقررات ماده 120 آیین نامه قانون ثبت پس از دریافت هزینه های متعلقه و طی تشریفات قانونی مبادرت به صدور سند المثنی می نماید و علاوه بر تصریح موضوع در قسمت شماره سریال بایستی سند جدید به مهر المثنی ممهور گردد.
در راستای اجرای بهینه موارد مذکور توجه همکاران را به نکات ذیل معطوف میدارد:
1-      با توجه به اهمیت و حساسیت موضوع، ضرورت دارد دقت لازم در تحریر اسناد صورت گیرد و پس از تکمیل اقلام اطلاعاتی در سیستم و تنظیم پیش سند و اخذ گواهیهای لازم از بایگانی، دفتر بازداشتی، دفتر املاک و نیز واریز بهاء سند و تایید نهایی پیش سند و حصول اطمینان از صحت کلیه مندرجات مبادرت به صدور سند مالکیت گردد.
2- درج شماره اصلی و فرعی ملک در سطر سوم مشخصات ملک بصورت حروفی الزامی است.
3-      شماره سریال سند مالکیت بایستی در هر مرحله بنحوی در سیستم منعکس گردد که در صورت تعویض سند، جستجوی سریال اسناد مالکیت صادره قبلی امکان پذیر باشد.
4-      در قسمت آدرس، نشانی ملک بایستی منطبق با وضعیت ملک در قسمت مربوطه تکمیل گردد.
5-      در صورتیکه وکیل و یا نماینده قانونی مالک درخواست صدور سند نموده و نیز چنانچه مالک، شخص حقوقی باشد، قید مشخصات وکیل و یا نماینده قانونی مالک و نیز مشخصات نماینده شخصیت حقوقی در ذیل حدود و مشخصات الزامی می باشد ضمن اینکه در هنگام ارسال سند از طریق پست چنانچه اذن دریافت سند به وکیل و یا نماینده قانونی وی داده نشده باشد بایستی دقت لازم صورت گیرد که به آدرس درخواست کننده ارسال گردد.
6-      انعکاس نقشه دقیق ملک و یا قطعه تفکیکی و درج موقعیت قطعه مذکور، بمنزله مطابقت آن با نقشه کاداستر است و در مواردی که احیانا بدلیل اختلاف بین نقشه ثبتی و نقشه کاداستر، انطباق نقشه ثبتی با نقشه کاداستر در مرحله صدور سند امکان پذیر نباشد تا مرحله تکمیل نقشه کاداستر، نقشه تفکیکی ملک با خط مشکوک در نقشه کاداستر منعکس و همزمان با ادامه عملیات، در فضای پیش بینی شده درج و در ذیل حدود و مشخصات قید می گردد " نقشه ثبتی با کاداستر متعاقبا تطبیق داده خواهد شد".
7-      در صورتیکه مورد درخواست آپارتمان بوده و دارای منضمات مفروزی منجمله پارکینگ و انباری باشد بایستی مشخصات دقیق و موقعیت مکانی آن توام با مساحت و حدود ذیل حدود آپارتمان اضافه گردد.
8-      در رابطه با آپارتمانهای قدیمی که دارای پارکینگ مشاعی می باشند، چنانچه قبلا در کلیه اسناد مالکیت آپارتمانها حق استقرار خودرو قید شده باشد تحریر مجدد آن به همان نحو بلا اشکال می باشد.
9-      با توجه به اینکه حدود ملک و مساحت مشاعات در صورتجلسه تفکیکی و بنچاق دفترخانه منعکس می گردد، بنابراین بجز موارد مندرج در بند 8، بمنظور ایجاد رویه واحد، از ذکر مشاعات در سند خودداری گردد.
10-   بعد از قید حدود و مسخصات و نیز حدود منضمات ملک و حقوق ارتفاقی سایر خصوصیات و توضیحات و نیز جزییات مرتبط به ملک اضافه خواهد شد، ضمن اینکه در رابطه با اسناد آپارتمانها ذکر حقوق ارتفاقی به صورت دقیق الزامیست.
11-   در هر یک از واحد های ثبتی که عملیات تفکیکی با برنامه واسط اجرا می شود روسای واحدها مکلفند ترتیبی اتخاذ نمایند که برای قطعات تفکیکی سند با فرمت جدید تنظیم گردد و از صدور سند دفترچه ای خود داری شود، همچنین اقدامات مربوط به تفکیک تجمیع افراز نیز الزاما بایستی بصورت سیستمی انجام شود.
12-   در صورتیکه قبل یا بعد از تسلیم سند مشخص شود در تکمیل مندرجات سند اشتباهی رخ داده پس از بررسی و حصول اطمینان از وقوع اشتباه، با رعایت تشریفات قانونی نسبت به تعویض سند اقدام خواهد شد.
13-   چنانچه سند بصورت ناقص و یا ناخوانا پرینت شود بنحوی که قابل استفاده نباشد پس از بررسی دقیق، ضمن تنظیم صورت جلسه توسط متصدی و تایید آن از سوی مسوول امور مالی، مسوول دفتر املاک و رییس واحد ثبتی، سند مذکور پس از پانچ و درج مهر، ابطال و سپس لاشه سند به مهر ابطال ممهور و لیست اسناد ابطال شده هر سه ماه یکبار با ذکر شماره سریال سند از طریق استان به اداره کل امور املاک جهت بررسی و ارسال آن به کارپردازی بمنظور امحاء فرستاد خواهد شد.
14-   اگر چه ذکر موارد بازداشت و رفع بازداشت به صورت سیستمی الزامیست مع الوصف تا مرحله ایجاد زیرساخت لازم، قید موارد مذکور پس از درج در سیستم صرفا به صورت مهر چاپی امکان پذیر می باشد لذا از درج مراتب بازداشتی و رفع بازداشت به صورت دستی اکیدا خودداری گردد.
همچنین بلحاظ محدودیت فضای پیش بینی شده، بایستی مندرجات بازداشت و رفع بازداشت بشرح زیر بصورت مهر چاپی تهیه و قسمتهای خالی آن بصورت خوانا تکمیل شود.
.... دانگ/ سهم   مورد ثبت برابر نامه شماره .... شعبه .... بمبلغ .... ریال تحت شماره .... بازداشت گردید.
برابر نامه شماره .... از بازداشتی شماره .... شعبه .... رفع بازداشت بعمل آمد.
15-در مواردیکه ملک در رهن قرار می گیرد، دفاتر اسناد رسمی مکلفند با ایجاد زیرساخت لازم مراتب را بصورت سیستمی در قسمت نقل و انتقالات درج نمایند و تا اجرای تمهیدات فوق، تکمیل مندرجات سند رهنی صرفا بوسیله مهر چاپی در محل پیش بینی شده امکان پذیر می باشد. لذا ضروریست خلاصه مندرجات سند رهنی بشرح زیر بصورت مهر چاپی تهیه و در سند منعکس گردد.
"مورد ثبت برابر سند رهنی شماره .... این دفترخانه بملغ .... ریال در رهن .... قرار گرفت".
در تاریخ .... برابر نامه شماره .... بانک .... از سند رهنی شماره .... فک رهن بعمل آمد".
16-   در رابطه با املاکی که اسناد جدید تک برگ جهت آنها صادر گردیده است چنانچه مالک مبادرت به انتقال ملک نماید، سردفتر مکلف است همزمان با قید موضوع بشرح ذیل، با تکمیل فرم درخواست تعویض سند (فرم پیوست) که توسط متقاضی تکمیل می گردد، لاشه سند را پس از واریز  بهاء آن بهمراه خلاصه معامله جهت ضبط در پرونده و صدور سند جدید به واحد ثبتی ارسال نماید و سرلوحه درخواست بعنوان رسید به متقاضی تحویل گردد. " مورد ثیت برابر سند انتقال قطعی شماره .... این دفترخانه به آقای / خانم .... منتقل و از مالکیت فروشنده خارج گردیده و لاشه سند فقاد اعتبار می باشد."
1-16-         در خصوص صورتجلسات تفکیکی که بصورت سیستمی تنظیم گردیده و جهت تنظیم تقسیم نامه در دفترخانه اسناد رسمی ارسال می گردد سردفتر مکلف است ضمن درج موضوع در سند درخواست متقاضی را همراه با تقسیم نامه و فیش واریز بهاء سند جدید به واحد ثبتی ارسال نماید و واحد ثبتی پس از صدور سند جدید از طریق پست نسبت به ارسال آن اقدام خواهد شد.
17-   واحد های ثبتی مکلفند پس از دریافت درخواست متقاضی و بررسی مستندات نسبت به صدور سند جدید اقدام و از طریق پست به آدرس متقاضی ارسال نمایند.
18-   در صورتیکه سند توسط پست مفقود گردد و یا بدلیل وقع حادثه تعویض آن ضروری باشد، خسارت وارده و بهای سند از پست دریافت خواهد شد.
19-   اسناد جدید که از طریق پست ارسال می گردد در صورت گواهی مامور پست مبنی بر عدم شناسایی آدرس اعلام شده و یا عدم دسترسی به مالک، سند تا مراجعه مالک و یا نماینده قانونی و یا قائم مقام وی در خزانه واحد ثبتی تحت نظر رییس اداره نگهداری خواهد شد.
20-   مدیران کل استانها مکلفند همزمان با صدور سند جدید جهت فرآیند تفکیک با ایجاد زیر ساخت لازم ترتیبی اتخاذ نمایند تا برای آن دسته از انتقالات رسمی که بایستی منجر به صدور سند مالکیت گردند، از سند جدید تک برگ استفاده شود و در رابطه با آپارتمانهایی که قبلا تفکیک شده اند و بدلیل انتقال به چند نفر درخواست صدور سند مالکیت می نمایند، چنانچه حدود و مشخصات، مفروزات منضم (انباری و پارکینگ) در زمان تفکیک قید نشده باشد با قید موضوع سند جدید صادر خواهد شد و در صوتیکه نقشه آپارتمان در سوابق موجود نباشد نقشه کل ملک در فضای پیش بینی شده با قید موضوغ منعکس خواهد شد.
21-   مطابق قانون بودجه سال 89 برای هر برگ سند جدید مبلغ دویست هزار ریال از متقاضی اخذ و به حساب مخصوصی که جهت وجوه فوق افتتاح گردیده، واریز و در پایان هر ماه آمار صدور سند مالکیت با تفکیک اسناد مالکیت قدیم و جدید به دفتر بودجه ارسال خواهد شد.
 
دکتر تویسرکانی
معاون قوه قضاییه و رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور