آشنایی با ساختار کد واحد و یکتا برای دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور

"به‌نام آنکه جان را فکرت آموخت"

سردفتر محترم دفتر اسناد رسمی

همان‌گونه که مطلع‌اید، در راستای اجرای طرح پرداخت الکترونیکی وجوه در دفاتر اسناد‌رسمی، سامانه اصلی سیستم، راه‌اندازی شده و اکثریت دفاتر که دستگاهpos (کارتخوان) در آنها نصب گردیده است، واریز وجوه قانونی اسناد تنظیمی خود را از طریق این سامانه به انجام می‌رسانند.

در ادامه تکمیل این طرح، مسؤولین پروژه، برنامه راه‌اندازی سامانه‌ای به‌عنوان پشتیبان سامانه اصلی را در دستور کار قرارداده و در استان تهران از تاریخ 1/2/1389 استفاده از سامانه پشتیبان طرح پرداخت الکترونیکی اجرایی خواهد گردید.

درخصوص سامانه پشتیبان، نظرتان را به توضیحات ذیل، ابتدا آشنایی با ساختار دو مفهوم " شناسه دفترخانه " و" شناسه واریز بانکی " هر دفتر و سپس نحوه به‌کار‌گیری آن در سیستم پرداخت الکترونیکی وجوه در سامانه اصلی( POS ) و سامانه پشتیبان ( واریز از طریق شعب بانک ) جلب می‌نماید.

1 ـ شماره عادی دفترخانه: مطابق با روال مرسوم و جاری در سازمان ثبت، با افتتاح هر دفترخانه در هر نقطه از کشور، شماره‌ای از سوی ادارات کل ثبت استان‌ها و یا حوزه‌های ثبتی به آن دفترخانه اختصاص داده می‌شود. به‌عبارتی برای معرفی هر دفتر، از ترکیب عدد و نام حوزه ثبتی مربوطه استفاده می‌شود. به‌عنوان مثال دفتر اسناد رسمی «120 اصفهان» و یا «14 تهران ».

2 ـ کد شناسه دفاتر( کد یونیک ): هم زمان با اجرای پروژه پرداخت الکترونیکی وجوه در دفاتر اسناد‌رسمی و نیز با توجه به اعلام برنامه بانک ملی ایران در تبدیل کلیه حساب‌های سنتی به حساب‌های سراسری و برخط (سیبا) استفاده از حرف و عدد برای معرفی دفترخانه در سیستم پرداخت الکترونیکی وجوه، فاقد کارایی لازم بوده، وجود کدی اختصاصی و یکتا برای هر یک از دفاتر اسناد رسمی کشور ضروری تشخیص داده شد. لذا به این منظور، معاونت طرح و برنامه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در زمستان سال گذشته ، اقدام به تولید کد شناسه‌ای واحد و یکتا به‌ازای هر دفترخانه در هر نقطه از کشور نمود. این کد عددی 9 رقمی بوده که از ترکیب شماره دفترخانه + کد حوزه ثبتی + کد استان ایجاد شده است.

به‌عنوان مثال کد شناسه دفترخانه 74 همدان در این ساختار 298510074 خواهد بود.

شماره دفترخانه ( چهار رقم )	کد حوزه ثبتی ( سه رقم )	کد استان ( دو رقم )
0074	851	29

تذکر: استثنائا برای دفاتر اسناد رسمی شهر تهران از کد 999 برای معرفی " کد حوزه ثبتی " استفاده گردیده است .

توجه خواهند داشت که در هنگام نصب دستگاه کارت‌خوان ، این کد توسط مسؤولین نصب دستگاه ، در نرم‌افزار مربوطه تنظیم شده (Set می‌شود). کارتخوان به هنگام واریز پول، این کد را به همراه سایر اطلاعاتی چون مبلغ و زمان پرداخت و ... به سیستم مرکزی ارسال نموده، صاحبان حساب‌ها (ذی‌حسابی ثبت استان، ادارات مالیاتی، کانون سردفتران) قادر خواهند بود تا با استفاده از کد ارسالی، دفترخانه واریز‌کننده وجه را شناسایی نمایند.

3 ـ شناسه واریز بانکی دفاتر: با وجود اینکه در نظر است که با نصب دستگاه کارتخوان در دفاتر اسناد رسمی، تمامی پرداخت‌ها از طریق دستگاه کارت‌خوان صورت گیرد، ولی با توجه به مواردی همچون قطع خطوط ارتباطی، خرابی سیستم سرویس‌دهنده، عدم تجهیز دفترخانه به‌دستگاه کارت‌خوان و یا تجهیزات اعم از دستگاه pos و یا رایانه دفتر و ... ضروری خواهد بود تا به منظور حفظ رویه‌های مورد عمل و جلوگیری از اختلال در امور جاری دفاتر و مراجعین، سامانه پشتیبانی برای این موارد در نظر گرفته شود . لذا واریز وجوه قانونی اسناد تنظیمی به حساب‌های مربوطه، از طریق مراجعه به شعبات بانک‌ملی و پرداخت در باجه به شرح زیر به‌عنوان سامانه پشتیبان تعریف گردیده است. عنایت خواهند داشت که در‌این‌صورت کلیه حساب‌های مربوط به پرداخت حق‌الثبت اسناد، حق‌الثبت گواهی امضا، سایر درآمد‌های ثبتی، مالیات نقل و انتقال اتومبیل و حساب‌های کانون سردفتران و دفتریاران برای واریز 10% و نظایر آن جملگی به حساب سیبا (اصطلاحا حساب برخط) تغییر یافته و حساب واریز حق‌الثبت که اختصاصا برای هر دفتر افتتاح گردیده بود، جمع‌آوری و به جای آن حساب واحدی برای واریز حق‌الثبت اسناد تنظیمی دفاتر مستقر در هر استان از جانب اداره کل ثبت هر استان معرفی خواهد گردید. لذا به منظور شناسایی واریزی هر دفترخانه و امکان تفکیک آن از جمع واریزی‌ها، با همکاری بانک ملی امکانی فراهم گردیده است که در حالت مراجعه به هر یک از شعبات بانک ملی برای هر نوع واریز به حساب‌های یاد‌شده (این حساب‌ها قبلاً در سیستم سیبا تعریف گردیده است) فقط با وارد نمودن" شناسه واریز بانکی "دفترخانه در سیستم سیبا امکان واریز وجه میسر خواهد بود. " شناسه واریز بانکی " هر دفترخانه عددی خواهد بود 11 رقمی که از قرارگرفتن دو رقم کنترلی (Check Digit) به آخرین رقم سمت راست کد شناسه 9 رقمی هر دفترخانه حاصل خواهد شد .

جهت اطلاع، کارکرد دو رقم کد کنترلی، برای صحت عمل متصدی باجه بانک بوده که می‌بایست کد شناسه 9 رقمی دفترخانه را در سیستم سیبا وارد نماید. لذا درصورت بروز اشتباه در وارد نمودن صحیح اعداد شناسه دفترخانه، احتمال واریز مبلغ پرداختی به حساب دفترخانه دیگری محتمل بوده و به‌منظور جلوگیری از بروز این‌گونه اشتباهات، این دو رقم، با استفاده از الگو ریتمی تعریف شده، خطای ورود اطلاعات را تشخیص داده و از واریز وجه جلوگیری می‌نماید.

همکاران گرامی توجه خواهند فرمود که از زمان اعلام و اجرای این طرح، دفاتر اسناد رسمی برای کلیه پرداخت‌های خود به حساب‌های یادشده در بالا که در شعب بانک صورت خواهد گرفت، فقط از کد 11 رقمی فوق که منبعد به نام " شناسه واریز بانکی" از آن یاد خواهد شد استفاده خواهند نمود.

کد شناسه و شناسه واریز بانکی تعریف شده برای هر یک از دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور بر روی سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به آدرس www.sabt.gov.ir و سایت کانون سردفتران و دفتریاران به آدرس www.notary.ir قرار داشته، با انتخاب استان مربوط به خود که در انتهای صفحه قابل‌دسترسی می‌باشد نام و شماره دفتر خود را پیدا نموده، کد شناسه و همچنین شناسه واریز بانکی خود را یادداشت نمائید. چنانچه نام دفترخانه شما در لیست فوق نبود، در اسرع وقت با سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ـ واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات ـ تماس حاصل نموده و کد شناسه مربوط به دفترخانه خود را دریافت نمایید.

با صدور هر قبض برای واریز وجوه دولتی (اعم از حق‌الثبت و مالیات و ... ) در شعب بانک ملی، سردفتر موظف است تا این کد یازده رقمی (شناسه واریز بانکی) را روی فیش درج نموده تا متصدی باجه به شرح گفته شده از آن برای واریز وجه استفاده نماید. با توجه به هماهنگی‌های به عمل آمده و بررسی کلیه جوانب موضوع در عملکرد کار بانک، ذی‌حسابی، دفترخانه و ... مقرر گردیده تا به‌منظور اتخاذ رویه واحد در سراسر کشور و جلوگیری از تعدد سلایق و دست‌خط‌ها و طرح و نقش‌ها و ... ( که می‌تواند باعث سردرگمی اپراتور بانک و به تبع آن بروز اشتباهاتی گردد ) هر دفترخانه نسبت به ساخت یک مهر برای کد 11 رقمی دفتر خود با مشخصات زیر اقدام نموده تا روی کلیه فیش‌هایی که برای پرداخت وجه به حساب‌های گفته شده در شعب بانک به مراجعین داده می‌شود زده شود. برای جلوگیری از موارد فوق، فقط ساخت دو نمونه مهر مورد تأیید قرارگرفته که در تمام کشور مورد استفاده سران دفاتر قرار خواهد گرفت، لذا یکی از دو نمونه زیر را برای ساخت مهر انتخاب نمایید:

01001024477

دفتر اسناد رسمی 24 تبریز

(نوع خط برای شماره شناسه b lotus سایز 22 خارج از وضعیت بولد)

(نوع خط برای نام دفترخانه b lotus سایز 12 در وضعیت بولد )

01001024477

دفتر اسناد رسمی 244 تبریز

( نوع خط برای شماره شناسه b traffic با سایز 20 خارج از وضعیت بولد )

( نوع خط برای نام دفترخانه b traffic سایز 11 و در وضعیت بولد )

" منظور از وضعیت بولد، ضخامت خط مورد نظر می‌باشد ".

تذکر 1 ـ در دو نمونه مهرهای نشان داده شده در بالا، کادر دور مهر، فقط به منظور تفکیک دو نوع مهر و مشخص‌نمودن هر یک از آنها آورده شده، دقت فرمایند که مهر ساخته شده بدون کادر دور آن ساخته شود.

تذکر 2 ـ مشخصات دفتر اسناد رسمی که در زیر" کد شناسه 11 رقمی" آورده شده و در مهر حک خواهد گردید، عینا مطابق با نوشته‌های مهر پرسی آن دفترخانه بوده، از به کاربردن هر گونه نام دیگری جدا خودداری فرمایید.

تذکر 3 ـ در کلیه فیش‌هایی که به‌منظور واریز وجوه به حساب سازمان ثبت و یا سازمان امور مالیاتی و یا کانون سردفتران صادر می‌فرمایید، مهر فوق زده شده، توصیه اکید می‌شود تا محلی را برای زدن مهر روی فیش انتخاب نمایید که با نوشته‌های فیش تداخلی نداشته و از بروز اشتباه‌هات آتی جلوگیری نماید.

ضمناً حساب سیبا به شماره 0200460906005 به‌نام کانون سردفتران و دفتریاران برای واریز 10% در شعب بانک ملی به‌عنوان جایگزین حساب 2853 شعبه کالج اعلام می‌گردد.

و در خاتمه نظر کلیه همکاران را به این نکته جلب می‌نماید که در وهله اول کلیه پرداخت‌ها در دفاتر به وسیله دستگاه pos انجام خواهد گرفت و پرداخت وجوه از طریق باجه‌های بانک، برای کلیه موارد پیش‌بینی نشده چون عدم ارتباط با سرور مرکزی، خرابی دستگاه pos دفترخانه، قطع ارتباط تلفنی منطقه، خرابی سیستم رایانه‌ای دفترخانه و ... بوده و با ارائه فیش‌های مربوطه با مشخصات یادشده، شعب بانک در هر زمان و شرایط، بدون ایجاد محدودیتی، نسبت به دریافت وجوه اقدام خواهند نمود.

قبلاً از همکاری یکایک همکاران گرامی کمال تشکر را دارد.

مسلم آقا صفری

رئیس هیئت مدیره کانون سردفتران ودفتریاران

آدرس كانال ما در پيام رسان ها

	تلگرام	@notary_ir

	اينستاگرام	notary.ir

	آپارات	notary_ir